Nos dias 23 e 24 de abril, às 14h, será apresentado para os funcionários do Entreposto Terminal São Paulo (ETSP), o projeto de implantação da gestão eletrônica de documentos com a utilização da ferramenta SEI – “Sistema Eletrônico de Informações”, que em breve, começará a ser implantado na Companhia.

Em março deste ano, o presidente da CEAGESP solicitou ao TRF4, via ofício eletrônico, a liberação de uso do SEI. Com a licença autorizada, a ferramenta será instalada nos computadores do Departamento de Tecnologia da Informação (DETIN) e a equipe será treinada para a implantação, soluções de problemas, complementar a escrituração do projeto e estimar um cronograma para implantação por etapas.

Na manhã desta quinta-feira, 19, o gerente do Departamento de Tecnologia e Informação (DETIN) Eduardo Esposito e membros da equipe de implantação do GED, foram recebidos por André Tomiatto de Oliveira, coordenador de Gestão e Tecnologia da Informação e Comunicação da Prefeitura de São Paulo.

Na ocasião, André e sua equipe compartilharam com os representantes da CEAGESP parte da experiência vivida desde a escolha do sistema até a implantação do projeto, que envolveu um trabalho contínuo de comunicação para sensibilização e conscientização dos funcionários da PMSP, capacitação adequada para o uso do SEI, digitalização dos processos existentes e criação de novos documentos já no ambiente virtual, dando início a um novo modo de trabalho.

O Sistema Eletrônico de Informações da Prefeitura de São Paulo é considerado um caso de sucesso. Criado em 2014, sua implantação foi idealizada para facilitar e otimizar o trabalho de aproximadamente 130 mil funcionários. Até o presente momento, já foram digitalizados 430 mil processos e considerando todos os órgãos e secretarias já envolvidos no projeto, 75% do processo já está concluído. A meta de 100% está prevista para ser alcançada em setembro deste ano.

Embora seja uma ferramenta totalmente digital, o principal fator de sucesso são as pessoas, pois serão elas as protagonistas. Sem o capital humano, o sistema não existe. Daí a importância da quebra de paradigmas, pois embora a tecnologia possa amedrontar no início, ela foi criada para facilitar a vida em todos os aspectos.

Na CEAGESP, todos os possíveis riscos do projeto estão sendo gerenciados, principalmente os efeitos causados pela falta de informação. Diante disso, um trabalho paralelo está sendo realizado em conjunto com a equipe da Coordenadoria de Comunicação e Marketing (CODCO). Campanhas para a adesão dos funcionários por meio de tela de bloqueio, matérias na intranet, material impresso e vídeos já estão sendo elaborados.

Cada parte da implantação do projeto GED será informada e a CEAGESP conta desde já com a colaboração de todos para que a adesão e seu desenvolvimento seja um sucesso, afinal, todos serão beneficiados.

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