Na tarde da última segunda-feira, 30/09, foi lançada oficialmente no Auditório Nelson Loda a primeira fase do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na CEAGESP. Esse sistema é a solução oficial do Governo Federal para produção e gestão de documentos e processos administrativos eletrônicos e foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4), sendo cedido gratuitamente para instituições públicas desde 2013, com o objetivo de promover a eficiência administrativa.

Em julho de 2023 foi formado um Grupo de Trabalho para a implantação do sistema, após autorização do Governo Federal por intermédio do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI), para que a CEAGESP participasse do PEN – Processo Eletrônico Nacional. Os participantes do Grupo são de áreas estratégicas da empresa e desde o início contribuíram positivamente com suas ideias e experiências para o sucesso da implantação. “Estamos há mais de um ano no projeto de implantação e finalmente estamos colhendo os frutos”, conta Adrielle Melero, analista da Coordenadoria de Riscos e Conformidade (CORIC) e uma das integrantes do Grupo de Trabalho do SEI na Companhia.

“Na verdade, mais do que pensar no sistema, é pensar na gestão da documentação. É usar menos papel e não correr risco de perder documentos e informações”, disse o diretor-presidente José Lourenço Pechtoll aos presentes. “Tive a oportunidade de acompanhar o processo quando estava no Departamento de Administração de Recursos Humanos (DEARH). A gente vai começar com o pé no chão, muito estruturado e passo a passo: começamos por um setor e um assunto”, declarou aos presentes a diretora administrativa e financeira Mylene Gambale, também integrante do Grupo de Trabalho.

O fato de o SEI traçar raízes nos tribunais, até então bastante afeitos ao papel e volumes físicos, é um trunfo. “Se o Judiciário conseguiu se informatizar e agora é todo baseado em processo eletrônico, não há por que a CEAGESP não conseguir”, disse Mylene. “Quem trabalha no Judiciário sabe a celeridade que o sistema deu aos processos”, completou a diretora.

“A CEAGESP vem há anos tentando a implantação dessa ferramenta, desde 2018, e finalmente estamos conseguindo. O SEI é uma oportunidade de mudança de cultura e de otimizar e padronizar nossos processos de trabalho”, contou Eduardo Faula de Almeida, gerente do Departamento de Tecnologia da Informação (DETIN) e membro do Grupo de Trabalho.

Entre as diversas vantagens da implantação desse sistema, estão a facilidade de controle e de transparência ativa. “Tudo passa a ser dentro do SEI e assinado na ferramenta, gerando maior eficiência e eficácia na tramitação dos processos e evitando os excessivos e-mails, além da grande economia de papel e a gestão do espaço físico, que hoje se tornou uma grande questão para a empresa”, explica Adrielle. Ao longo do segundo semestre de 2023 e durante este ano, os funcionários da Companhia foram recebendo treinamentos para se familiarizarem com os novos procedimentos.

Em conjunto ao Grupo de Trabalho, foi criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), que trará junto ao SEI soluções importantes para a gestão documental da Companhia. Por ora em fase de teste, outros processos já começam sua transição para o novo sistema, a ser concretizada ainda no início do próximo ano. “Estamos em um momento propício para realizarmos modernizações e temos um campo enorme de possibilidades”, finalizou Adrielle.