Nos dias 23 e 24 de abril, os funcionários dos setores administrativos do Entreposto Terminal São Paulo estiveram reunidos no Auditório Nelson Loda para conhecerem o projeto de implantação da Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

O presidente Johnni Hunter Nogueira abriu o encontro destacando que o desenvolvimento desse projeto é um marco histórico para a Companhia, pois a ferramenta vem para facilitar e otimizar as atividades trazendo muitos benefícios para a empresa. Também parabenizou a equipe que tem se dedicado para a implantação do projeto e reforçou sobre a importância da colaboração de todos os funcionários para que o objetivo seja alcançado.

Na sequência, Eduardo Esposito, gerente do Departamento de Tecnologia e Informação (DETIN) e da Comissão de implantação da GED realizou um breve momento de descontração entre os presentes e falou sucintamente sobre os quatro projetos que estão sendo desenvolvidos, simultaneamente, por seu departamento: a implantação do hollerith eletrônico, que em breve estará disponibilizado para toda a Companhia, o sistema de Rateio dos permissionários, o SAAGRA, voltado exclusivamente para a área de armazenagem e enfim, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à criação, recebimento, manuseio, tramitação, guarda e descarte de documentos, bem como a racionalização e eficiência dos arquivos. Na prática, é sair da era do papel e entrar na era digital, também no ambiente de trabalho.Há várias ferramentas disponíveis no mercado para se fazer a gestão eletrônica de documentos e a CEAGESP escolheu o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). O SEI foi criado pelo TRF4 e é disponibilizado gratuitamente para a administração pública. É uma ferramenta inovadora, intuitiva e de fácil manuseio, que contribui para a economia do dinheiro público, transparência administrativa e compartilhamento do conhecimento.

Ao longo da apresentação, foram exibidos pequenos vídeos com a experiência de outros órgãos públicos que já trabalham com o SEI e que são reconhecidos como casos de sucesso, como a Prefeitura de São Paulo e o Ministério do Turismo. No vídeo realizado pela PMSP, colaboradores compartilham suas experiências entre antes e depois da implantação da ferramenta digital e deixam um recado aos novos e futuros usuários:não ter medo da inovação, pois o SEI contribui com facilidade e rapidez para o desempenho das atividades. Já os funcionários do Ministério do Turismo transformaram o depoimento em uma divertida paródia da música Louras Geladas da banda ícone dos anos 80, RPM, tendo o conhecido refrão “Agora eu sei / Passei por cada papel” transformado em “Agora eu SEI / não uso mais papel”.

Por detrás do sucesso de uma ferramenta digital, há o empenho das pessoas em aprender a usá-la e a compartilhar o conhecimento adquirido e a Companhia conta com a colaboração de todos para que adotem o sistema, sejam multiplicadores, ajudem os colegas, enfrentem e contornem as resistências, e que juntos, façam as correções necessárias durante o processo e façam o seu melhor.

Esposito também apresentou as etapas do processo que são: iniciação, planejamento, execução, monitoramento/controle e encerramento e explicou que no momento, a empresa está na fase da iniciação, quando todas as informações prévias estão sendo transmitidas e a liberação de acesso ao sistema do TRF, ansiosamente aguardada.

E para finalizar, ressaltou novamente que o sucesso da GED só será possível com a união dos funcionários para que toda resistência seja vencida. Dessa forma, haverá maior engajamento, respeito, comprometimento, acesso à informação, e a garantia de uma administração limpa, rápida, transparente e moderna.

Na internet, estão disponíveis cursos gratuitos sobre o SEI. Basta acessar os links abaixo:

https://evg.gov.br/catalogo#inicio-listagem-cursos

https://softwarepublico.gov.br/social/sei

Para dúvidas, informações e sugestões, entre em contato com a equipe de implantação do projeto GED que está a postos pronta para atender.

equipe.ged@ceagesp.gov.br